Pense:
Quando foi a última vez que seu financeiro lhe apresentou um fluxo de caixa atualizado?
É recorrente encontrarmos empresas ou empresários recorrendo a bancos para antecipação de recebíveis quando este caminho, a olhos externos, parece não ser uma necessidade daquela empresa. Se o caixa está abarrotado, a conta no banco super positiva, tudo bem, talvez Você não tenha por que se preocupar ou ocupar-se em constituir um bom fluxo de caixa. Bom, salvo raras exceções esta não é a realidade da nossa indústria e, portanto, SIM, Você precisa ter e manter um Fluxo de Caixa que corresponda à realidade de sua empresa.
Quiçá possamos lhes apresentar algumas informações que possam auxiliar no sentido de planejar as finanças de sua empresa, começando pelo básico, o Fluxo de Caixa.
- Conceitos básicos – Vamos conhecê-los:
Atentemos para alguns termos: Qual a diferença entre regime de competência e de caixa (1), qual a diferença entre custo e despesa (2), o significado de receita (3), venda (4), inadimplência (5), empréstimo (6), antecipação (7) e desmobilização (8), a importância da utilização de um plano de contas gerencial com previsto x realizado (9). Saber a definição de cada um desses termos e compreender como utilizar esse conhecimento na administração das suas finanças é fundamental para que o Fluxo de Caixa funcione adequadamente.
- Entender os cinco controles financeiros básicos
O próximo passo é compreender quais são os controles financeiros básicos que todas empresas devem ter estabelecidos, que são o Planejamento Orçamentário (quanto planejamos ganhar/gastar), o Demonstrativo de Resultado (DRE – qual foi o lucro/prejuízo), o Demonstrativo de Fluxos de Caixa (visão projetada do caixa por determinado período), o Balanço Patrimonial (o que possuímos/devemos) e o Endividamento Geral (qual o risco). Cada um desses controles tem um importante papel na administração financeira das empresas.
- Escolher um bom sistema
Primeiro, SIM, estamos falando do Fluxo de Caixa do Integrum, mas queremos ir além, então, independentemente das exigências legais em que todas as empresas serão obrigadas a entregar os Demonstrativos de Fluxos de Caixa para o governo, recomendamos que sua empresa utilize um sistema de Fluxo de Caixa que contemple, além daquilo exigido pelo fisco, uma ferramenta que exprima a movimentação financeira do seu negócio de forma fácil e estratégica. Você precisa ser capaz de identificar de onde vem e para onde vai o dinheiro, quando isto ocorre e o impacto deste sobre as disponibilidades da tesouraria (caixa positivo ou negativo em determinado período). Atente que o Fluxo de Caixa é uma “simulação” do caixa de hoje para um futuro determinado (dias/meses) e portanto, requer que tenhas condição de identificar desvios entre o previsto e o realizado a qualquer tempo. Em empresas endividadas o Fluxo de Caixa é um aliado imprescindível para organizar as finanças e lhe permitir uma previsão do tempo necessário até que a dívida seja quitada.
O brasileiro e portanto o empresário brasileiro, possuem uma resistência natural quando o assunto é finanças, devido à nossa cultura que não valoriza a educação financeira. Podemos garantir que é muito mais fácil implantar o uso do Fluxo de Caixa de forma natural e se dedicar diariamente a esse controle financeiro do que deixar o barco afundar e ter que tirá-lo do fundo do mar no meio do percurso.
Nossa essência nos remete a uma visão de que o uso do seu sistema de gestão é ou DEVERIA ser a ferramenta que controla todos os seus ativos e passivos e por isto ao gerar um Fluxo de Caixa não é necessário redigitações, ajustes, etc. Assim é no Integrum, nosso método é AO VIVO e nossos analistas de implantação orientam ao Usuário a proceder adequadamente para constituir este cenário.
Informações complementares:
1. Qual a diferença entre o Regime de Caixa e o Regime de Competência?
Em uma empresa, toda movimentação que acontece dá origem a um evento (ou lançamento) contábil e financeiro. Este evento pode ser uma entrada (venda) ou uma saída (despesas, custos ou investimentos). Todos os eventos são registrados pela contabilidade e pelo financeiro da empresa, respectivamente pelo Regime de Competência e pelo Regime de Caixa.
Para entender as diferenças entre Regime de Caixa e Regime de Competência, primeiramente precisamos entender o que cada um deles significa e representa.
O que é Regime de Competência
No Regime de Competência, o registro do evento se dá na data que o evento aconteceu. A contabilidade define o Regime de Competência como sendo o registro do documento na data do fato gerador (ou seja, na data do documento, não importando quando vai ser pago ou recebido).
A Contabilidade utiliza o Regime de Competência, ou seja, as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos têm os valores contabilizados dentro do mês onde ocorreu o fato gerador. Isto é, na data da realização do serviço, compra do material, da venda, do desconto, não importando para a Contabilidade quando o item será pago ou recebido, mas sim quando foi realizado o ato.
O que é Regime de Caixa
Já no Regime de Caixa, é o oposto, onde consideramos o registro dos documentos na data de pagamento ou recebimento, como se fosse uma conta bancária.
Neste caso, o Financeiro utiliza o Regime de Caixa, ou seja, contabilizando as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos dentro do mês onde foram pagos ou recebidos.
Diferença entre Regime de Competência x Regime de Caixa
Portanto, a principal diferença entre o Regime de Competência e o Regime de Caixa é que no primeiro deles utilizamos a data que a compra ou venda aconteceu e no segundo consideramos a data em que o dinheiro efetivamente entrou ou saiu do caixa da empresa.
2. Qual a diferença entre custos e despesas?
O que são Custos?
É considerado custo, todo e qualquer gasto relativo a aquisição ou produção de mercadorias, como por exemplo, matéria-prima, mão-de-obra e gastos gerais de fabricação (GGF), como depreciação de máquinas e equipamentos, energia elétrica, manutenção, materiais de conservação e limpeza da fábrica, viagens de pessoas ligadas a fábrica, etc.
O Custos dividem-se ainda em Diretos e Indiretos:
Custos Diretos: São todos os custos diretamente ligados aos produtos e geralmente são mais fáceis de identificar, como matérias-primas, insumos e mão-de-obra de funcionários dos centros de custos produtivos;
Custos Indiretos: Já estes, ainda que ligados aos produtos, são um pouco mais difíceis de serem identificados, como mão-de-obra de funcionários dos centros de outros centros de custos, mas que prestam serviços referentes a fábrica tais como manutenção, almoxarifado, ferramentaria, gerência e planejamento, etc. e os demais gastos de fabricação (GGF), que englobam todas as despesas relacionadas a fábrica (exceto as diretas).
O que são Despesas?
Já as despesas são todos gastos relativos a administração da empresa, como a área comercial, marketing, desenvolvimento de produtos e o financeiro. Ou seja, são os gastos que a empresa precisa ter para manter a estrutura funcionando, porém não contribuem diretamente para geração de novos itens que serão comercializados.
Fixos ou Variáveis?
Os custos e despesas também podem ser classificados em Fixos ou Variáveis:
Custos ou Despesas Fixas: Aquilo que não varia com o volume (produzido ou vendido);
Custos ou Despesas Variáveis: Aquilo que varia em função do volume (produzido ou vendido).
Em algumas literaturas, você pode encontrar ainda os semi-variáveis ou semi-fixos: como por exemplo, o custo da energia elétrica, onde a empresa contrata um fornecimento mínimo, chamado DEMANDA, essa é a parte fixa de uma conta de energia elétrica, produza ou não, a empresa terá que pagar essa demanda (custo fixo), e o restante é o gasto variável (o consumo conforme a produção), ou ainda no exemplo da energia elétrica, a parte consumida pelas áreas administrativas é tratada como despesas e a parte consumida pela área produtiva é “absorvida” no custo dos produtos.
Importância da correta classificação de Custos e Despesas
Em resumo, os custos são os desembolso que podem ser atribuídos ao produto final, já as despesas são de caráter geral, de difícil vinculação aos produtos obtidos.
Entre os principais benefícios de uma apuração correta de custos e despesas, podemos destacar a análise de Margem de Contribuição por produto, que é o valor que sobra da venda de um produto ao retirarmos de seu faturamento bruto os gastos com deduções de vendas e com o custo de sua produção ou compra. De maneira resumida, a margem de contribuição nos diz se um produto vale a pena ou não ser produzido, e não temos como realizar esta análise se não tivermos identificado as despesas administrativas separadas do custo de produção.
3. Receita: Receitas são todos os recursos provenientes da venda de mercadorias ou de uma prestação de serviços, porém nem todos são oriundos de vendas ou prestações de serviços, como por exemplo: alugueis, rendimentos de uma aplicação financeira, juros e etc.
4. Venda: Do latim vendĭta, venda é a ação e o efeito de vender (transferir a propriedade de algo para outra pessoa mediante o pagamento de um preço estipulado). O tema é usado tanto para fazer referência à operação (transação) em si como à quantidade de coisas que se vendem.
5. Inadimplência: Significa não cumprimento de um contrato ou de uma obrigação no prazo estabelecido (no Fluxo de Caixa pode representar um valor que Você talvez não possa contar em recebê-lo, portanto pode ser informado para fins de controle, mas não necessariamente para fins de projeção).
6. Empréstimo: 1. ato ou efeito de emprestar; 2. cedência gratuita de uma coisa a alguém, com a condição de este a restituir 3. contrato pelo qual, sob condições definidas, uma pessoa entrega temporariamente a outra dinheiro ou artigos de valor.
7. Antecipação: A antecipação de recebíveis é uma de uma série de operações contabilísticas que tratam da cobrança de um cliente de bens e serviços que o cliente tenha solicitado. Estes podem ser distinguidos de títulos a receber, que são dívidas criadas através de instrumentos jurídicos formais chamados de notas promissórias. Antecipar recebíveis é basicamente trocar recebíveis futuros (que sua empresa ainda vai receber) por dinheiro, aumentando a liquidez da empresa em troca de uma taxa ou percentual de desconto (não confundir com juros) em cima do valor do recebível. A empresa pode recorrer a antecipação de recebíveis quando é necessário capital para o caixa, evitando que a empresa caia no pagamento de juros excessivos no cheque especial e também nos empréstimos. A Antecipação de Recebíveis é uma linha de crédito para empresas comerciais, industriais e de serviços, de micro e pequeno porte, que possuam recebíveis garantidos por contratos de compra e venda, de prestação de serviço ou de arrecadação.
8. Desmobilização: Não movimentar, deixar parado; Nos dias atuais, a administração de materiais caracteriza-se como um conjunto de atividades orientadas para evitar a falta e a desmobilização dos estoques (comprou, pagou e não usou).
9. Plano de contas Gerencial e Contábil
O que é um Plano de Contas
O Plano de Contas, também conhecido como Modelo de Contas, Estrutura de Contas ou Elenco de Contas, é uma lista que apresenta as contas necessárias para que a empresa possa registrar todos os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante suas atividades e operações (pesquise modelos na internet ou solicite um ao seu contador, de preferência o de sua emrpesa).
A elaboração de um plano completo de contas bem estruturado é fundamental para a gestão econômico-financeira de qualquer empresa, pois é ele que norteia os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes à entidade, além de servir de base para a elaboração das demonstrações contábeis (Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial).
Apesar de a estrutura base do plano costumar não variar muito, a sua montagem deve ser personalizada por empresa, já que cada organização possui necessidades de registros e análises de informações com detalhamentos específicos, que um modelo de plano de contas “genérico” pode não compreender.
O plano de contas é dividido em quatro grandes principais grupos:
- Ativos
- Passivos
- Receitas
- Despesas
Dentro de cada um destes grupos são criadas as contas sintéticas (ou contas agrupadoras), que por sua vez são detalhadas em contas e subcontas, como no seu balancete e/ou DRE.
Plano de Contas Contábeis x Plano de Contas Gerencial
Para atender as determinações legais do setor em que atua, a empresa deve manter o plano contábil com base nas Normas Brasileiras de Contabilidade. Este plano servirá como base para montagem do balanço patrimonial, que é uma das demonstrações contábeis que visa a evidenciar de forma sintética e padronizada a situação patrimonial da empresa. Portanto, essa demonstração deve ser estruturada e apresentada de acordo com os preceitos da Lei 6.404/76 (chamada “Lei das S/A”) e segundo os Princípios Fundamentais de Contabilidade.
Mas em muitos casos essa estruturação é realizada apenas para atender a legislação e pode não atender as necessidades de análise da organização. Para isto a equipe de contabilidade e controladoria costuma elaborar um plano gerencial, que nada mais é do que um arranjo diferente das contas existentes, bem como inclusão ou exclusão de outras contas, visando atender as necessidades de análise dos resultados econômico, financeiro e patrimonial da empresa.
Mas ao definir um plano gerencial deve ser tomado o cuidado de cria-lo de maneira organizada e estruturada para que as informações geradas para alimentar o plano contábil também sirvam para alimentar o plano gerencial de maneira automática, pois do contrário pode aumentar significativamente o trabalho da equipe envolvida, e principalmente a chance de erros e inconsistências ao se trabalhar com dois planos de contas diferentes.
Obrigado por sua atenção.
SUCESSO!
