Um organograma em uma empresa parece, aos olhos de muitos, algo para agradar a quem chega, algo do tipo: “Hummm, aqui nesta indústria existe um programa de qualidade!” ou algo parecido. Na prática, o que vemos continuadamente é isto, apenas a tentativa de demonstrar a estrutura organizacional para “encher aos olhos” de quem a vê, sem uma real clareza se o mesmo é funcional ou não.
O ORGANOGRAMA deve ser algo que demonstre a realidade FUNCIONAL de uma organização.
Ok, existem termos acadêmicos que certamente descrevem melhor o que estou aqui explanando, nos perdoem se não abordarmos desta forma. Em certo momento, dadas às circunstâncias, tive a necessidade de implantar por conta própria o ERP Integrum em uma indústria, a minha primeira implantação, e foi algo muito interessante.
Então, tive que me apoiar na LÓGICA e isto fez toda a diferença. Comecei minha tarefa “tateando” com a equipe técnica, que realizava esta função de implantar o sistema rotineiramente para descobrir “o caminho da roça” e aí começaram a surgir os entraves da TAL DE LÓGICA, pois em momento algum havia um checklist sobre as competências ou o organograma da equipe que estaria recebendo a implementação. Primeiro presumi que fosse erro nosso, mas em diálogo com o novo Cliente, que houvera passado recentemente por uma implantação mal sucedida, de um grande player de software nacional, e de outros que usei para validar a informação, a realidade se repetia.
Cada função na indústria cumpre certa missão, a do PCP de planejar a gestão de materiais e produção, a de compras, cumprir o que o PCP planejou, da mesma forma que o gerente ou coordenador industrial, cumprir o plano do PCP. Avalie se sua indústria possui um organograma condizente com boas práticas de gestão, onde as funções sigam uma FLUÊNCIA OPERACIONAL REALISTA, realista com a fábrica, com as ferramentas de gestão (seu ERP, por exemplo), com o mercado em que atuas e que estas funções não colidam em momento algum, não devemos ter redundâncias de trabalho. Seja o que for produzido ou manipulado (uma informação de pedido, por exemplo) deve estar claro para quem a executou sobre onde começa sua função e onde termina e ainda, como validar se a transição foi efetiva, se o processo continuou como deveria ser para aquilo que se propunha.
Existem muitos modelos de organogramas para uma indústria, cada caso deve ser visto com muita clareza para se definir o ideal. Nossa experiência propõe algumas funções mínimas que devem estar sempre presentes, mesmo que em alguns casos muito específicos (porte da empresa, por exemplo), estas funções sejam realizadas por uma mesma pessoa. Logo abaixo apresentamos uma lista hierárquica de alguns cargos/funções importantes para um bom funcionamento de uma Indústria e ao mesmo tempo para uma coerente implementação de um sistema de gestão. Orientamos também que seja sempre desenvolvida, com cada funcionário, nestas funções estratégicas, a redação de SUA MISSÃO, para este seguir no seu dia a dia e para que se valide se de fato ele entendeu AO QUE VEIO.
ORGANOGRAMA BÁSICO PROPOSTO PELA INTEGRUM:
- Direção – Visualiza o futuro (“é o vidente”), pensa e repensa o NORTE do negócio, precisa ser livre para “viajar” na imaginação ou para onde houver oportunidades, precisa conhecer sua equipe diretiva e ter consciência do que esperar de cada um, deve ser bom ouvinte, ter um plano de informações sistêmicas e claras para sua atuação e ser preciso com agendas e rotinas, entre outras.
- Gerência/Coordenação de Fábrica – SABE TUDO, faturamento, pedidos em trânsito, metas gerais de desempenho fabril, das necessidades de faturamento, prioridades, qualidade do produto, enfim, o gestor de todas as questões da produção e garantidor do cumprimento das metas de produção estabelecidas (OF´s entregues pelo PCP, por exemplo). Mas a este também pode valer as responsabilidades de repensar a fábrica constantemente, os seus processos, o que é possível evoluir com o que se tem e trazer de forma ordenada as tecnologias necessárias para o futuro do negócio. Trabalhar agindo alinhado com o comercial e tudo mais que possa gerar novas oportunidades de negócios.
- Manutenção Industrial – Gerenciamento/execução da manutenção preditiva, preventiva e corretiva dos equipamentos da empresa.
- Estoque/Logística – Possuem foco no recebimento (fiscal, quantitativo o e qualitativo) de bens e produtos, pelo acondicionamento e guarda, distribuição e expedição. Enfim, controlam o patrimônio da empresa;
- PPCP – Planejadores da fábrica e das compras (não os executores das compras), monitoram o processo, contatam com gerência da produção alinhando finanças, metas de faturamento diário, informações para o comercial/comprador(es), etc… Podem atuar no desenvolvimento de fornecedores no quesito técnico;
- Engenharia de Produto – São responsáveis pelo desenvolvimento do produto (projeto), mas também responsáveis, em linhas gerais, pelo seu cadastro no ERP, especialmente à estruturas e, em empresas de pequeno porte, compartilham outras tarefas em sua rotina profissional;
- Gerência/Coordenação Administrativa – Relacionam-se com bancos, Clientes e Fornecedores no sentido de obter melhores condições financeiras ao negócio (função esta realizada pelo Financeiro em Indústrias de maior porte), planeja, faz a gestão e a vez da controladoria, avaliando números e informações de todas as áreas do negócio, gerencia seus colaboradores diretos, escritório de contabilidade, fornecedores estratégicos (sistemas, consultorias, etc…) e resguarda sempre a solidez financeira do negócio.
- Financeiro – Realiza o contas a pagar e receber operacionalmente, a geração do fluxo de caixa e demais fatos relacionados (caixa e bancos);
- Recursos Humanos – Controle de presenças, do ponto do pessoal, documentação e materiais entregues ao Colaborador e ao Escritório Contábil;
- Compras – Execução e controle do “ato de comprar”, desde a orçamentação ao acompanhamento da entrega, sempre em sintonia com o PCP e a gestão financeira da empresa;
- Contabilidade – Responde técnica e estrategicamente pela função proposta, sendo interna ou sendo um escritório terceirizado;
- Tecnologia da Informação – Cuida e zela pelos ativos computacionais, pela segurança e serviços de suporte. Age também no desenvolvimento de tecnologias que agreguem valor ao negócio, muitas vezes passando do setor de TI especificamente e gerenciando telefonia, dados, entre outros;
- Controladoria – Em algumas empresas este é um cargo comumente existente e tem por objetivo, como descrito na função da gerência/coordenação administrativa, zelar pelos números, indicadores e devida cobrança das demais áreas quando qualquer desvio for detectado.
- Gerência/Coordenação Comercial – Trabalha as estratégias de vendas, opera e ou estimula o ato de vender de sua equipe. Analisa e entende o mercado e suas necessidades compartilhando-as com seus pares na administração da empresa. Cuida das metas comerciais, desenvolve ações para atingi-las, enfim, agrega e gerencia oportunidades. Em muitas indústrias trabalha também para levar seus produtos a feiras, organizando e viabilizando as demandas relacionadas a este tipo de eventos.
- Atendimento ao Cliente/ Equipe de Vendas – Área interna, quando houver, voltada a dar o suporte informacional ao cliente e/ou vendedores/representantes comerciais, atuando na forma de OMBUDSMAN, na maioria das vezes, mas, NÃO INGERINDO NA PRODUÇÃO;
- Vendedores/Representantes – Internos ou externos, tem por definição a obrigação de realizar a venda, atender pessoalmente ao cliente, estar disponível para realizar negócios, fechar pedidos.
Sucesso em sua Empresa.
Equipe Integrum.
