Artigo escrito pelo Engenheiro de Produção Marcelo Colling – integrante da equipe Integrum
Como comentei em uma publicação anterior, a entrega de produtos de uma indústria depende da disponibilidade de todos os itens que compõem esse produto, inclusive embalagens, manuais, etiquetas, etc. A indisponibilidade de qualquer destes itens, por mais singelo que seja, impede a entrega do produto. Para evitarmos a falta de qualquer item, é feito a gestão das necessidades faltantes em cada pedido, para que as atenções das equipes de PCP e estoque estejam voltados a estes itens.
Um bom software de gestão permite uma apresentação clara e bem definida das necessidades de demanda (inclusive das demandas dos seus sub-componentes e matérias primas), com as programações de inicio de produção ou de compra dos itens para que os mesmos estejam disponíveis no tempo correto. Em outras empresas que não dispõem destes sistemas, normalmente são elaboradas as listas de falta de peças por pedidos, onde a equipe trabalha controlando cada um dos itens (obviamente com muito mais esforço). Resumidamente, a equipe tem uma relação das necessidades de faltas para administrar…
e, como fazer isso da melhor forma? Como administrar todas as prioridades?
O que sempre sugeri e apliquei em minhas experiências profissionais, é que a equipe de PCP, produção e materiais tenham o hábito de se reunirem diariamente (reunião de produção), para que possam administrar as necessidades de acordo com o preceito: “Menor esforço, maior resultado”. É necessário saber priorizar, pois fazer tudo o que falta muitas vezes não atende aos prazos comprometidos de todos os pedidos: e como fazer para priorizar adequadamente?
O “menor esforço, maior resultado”
significa que muitas vezes existem diversos pedidos em que a falta são itens simples ou poucos itens, que com ações muito rápidas permitem que boa quantidade de pedidos sejam liberados. Eu já vivenciei um caso em que a empresa tinha 260 pedidos em atraso, e a aquisição de um modelo de arruela permitiu a liberação de mais de 30 pedidos, ou seja, um pequeno esforço com grande resultado. Então o importante é verificar quais itens de fácil aquisição/fabricação podem liberar uma quantidade expressiva de pedidos ou um pedido de grande porte.
Outro caso que vivenciei foi numa empresa que tinha em torno de 45 pedidos em atraso, o que representava um valor de R$1,2 milhões de faturamento, porém na reunião de produção foi colocado pelo comprador que não conseguiriam dispor deste faturamento pois a empresa estava sem caixa para comprar os materiais faltante, precisavam em torno de R$ 320 mil, e já estavam a 2 semanas se debatendo nesta sinuca de bico. Então intervimos da seguinte forma:
- Primeiramente questionei: “esses R$ 320 mil é a compra de um item só? Ou de um fornecedor só?”. A reposta foi: “não, são milhares de itens de diversos fornecedores”;
- Indaguei em seguida: “vocês sabem quais os itens que faltam em cada um dos pedidos?”. A resposta foi: “sim, cada pedido tem a sua relação de faltas”.
- Chamei então o financeiro para a reunião e lhe perguntei: “quanto a empresa tem em caixa hoje, para comprar materiais?”. Ele me respondeu: “um pouco mais de R$ 6 mil”;
- Naquele omento pedi para que o PCP e o comprador levantassem qual era a necessidade financeira de cada um dos pedidos, qual o valor que dariam aqueles materiais faltantes, por pedido. Passado um pouco mais de 30 minutos eles voltaram com o levantamento;
- Então questionei: “quais destes pedidos necessitam menos de R$ 6 mil para serem supridos?” – logo recebi 4 pedidos em minha frente que se encaixavam dentro do valor;
- Questionei: “quais destes, eu compro o material e consigo rapidamente entregar?” – me foram apresentados 3 pedidos dos 4, que representariam R$ 65 mil de faturamento e que poderiam ser entregues em questão de 3 dias;
- Então continuei: “agora, com R$ 65 mil na mão, quais pedidos posso liberar rapidamente”? … e assim seguiu até que em questão de 20 minutos já tínhamos montado todo um planejamento que “destrancou” o faturamento.
O fato é que ninguém consegue fazer tudo ao mesmo tempo, temos que administrar constantemente nossos recursos, tanto financeiros quanto humanos, as indústrias têm capacidades restritas, e devemos estar sempre de olho no que exige menores esforços e se obtenha maiores resultados.
Nós, como fábrica, devemos sempre negociar com o setor financeiro, extinguir aquela imagem de que a fábrica esta sempre consumindo dinheiro, muito pelo contrario, é a fábrica que gera riqueza e trás dinheiro para a empresa. Então a fábrica deve sempre estar apresentando ao financeiro qual é o retorno que ele vai ter com os valores que estão sendo requeridos, mostrar que está se pedindo R$ 1 e irá se devolver pelo menos R$ 3.
É importante ter-se uma equipe coesa, que esteja em constante comunicação entre eles, tendo a disposição dados precisos para as tomadas de decisão (com base em seu software de gestão). As equipes devem conversar e encontrar alternativas, pois a solução da empresa está dentro da empresa, e não fora. Esse caso acima relatado é um belo exemplo de integração de setores, com base em informações precisas e completas que tinham no sistema, e que dependeu de trabalhar atitudes com foco na solução das dificuldades.
O que fazemos é isso: dispomos de ferramentas claras e completas, aplicamos métodos modernos de trabalho, alinhamos com desenvolvimento de equipes e consolidamos em atitudes que fazem a diferença na indústria.
Eng. Marcelo Colling
Equipe Integrum
